Künstliche Intelligenz unterstützt die Arbeit im Rathaus
von Claudia Hurek
Ascheberg. Künstliche Intelligenz (KI) gehört inzwischen auch im Rathaus zum Arbeitsalltag. Wer jetzt aber denkt, Computer würden künftig über Anträge oder Bescheide entscheiden, kann beruhigt sein. „Die Verantwortung bleibt immer beim Menschen“, betont Marc Hurek, Leiter des Fachbereichs Digitale Dienste. KI soll die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unterstützen und entlasten.
Mit dem Thema beschäftigt sich die Gemeindeverwaltung bereits seit rund zwei Jahren. Anfangs wurde KI nur im Bereich Digitale Dienste getestet. Mittlerweile wird sie nach und nach auch in anderen Fachbereichen eingesetzt. Dabei gilt eine klare Regel: Sensible Daten der Bürgerinnen und Bürger werden geschützt und dürfen nicht unkontrolliert in öffentliche KI-Systeme gelangen.
Alle Beschäftigten, die mit KI arbeiten möchten, werden zunächst geschult. Mehr als 70 Mitarbeitende haben bereits an Workshops teilgenommen. Dort lernen sie nicht nur, wie KI funktioniert, sondern auch, wo ihre Grenzen liegen und wie sie datenschutzkonform eingesetzt wird.
Johannes Goßheger, Wahlexperte mit einem großen Erfahrungsschatz, verabschiedete sich Ende Mai 2026 in den Ruhestand. Damit sein über viele Jahre gesammeltes Wissen nicht verloren geht, setzte die Gemeinde auf das KI-Tool Speech Mind. Diese Software dient zur automatisierten Erstellung von Sitzungs- und Meetingprotokollen. Sie wandelt Audio- oder Videoaufnahmen mithilfe von künstlicher Intelligenz in strukturierte Texte, Ergebnis- oder Verlaufsprotokolle um.
Marc Hurek: „ Wir haben frühzeitig erkannt das wir das Wissen in irgendeiner Form abschöpfen müssen, damit uns das nicht verloren geht. Johannes Goßheger war immer bereit sein Wissen auch zu teilen und hat das auch gerne über die Interviews gemacht. Dort wurde, wie er es bei Auszubildenden schon so oft getan hat, der Ablauf einer Wahl detailliert beschrieben. Durch mehrere Interviewrunden , geführt von Aileen Weustenhagen, die für das Prozess Management bei der Gemeinde verantwortlich ist, konnte so ein wesentlicher Kern und die Ascheberger Herangehensweise sowie die jahrzehntelange Erfahrung von Herrn Goßheger ein Stück weit konserviert werden.
Im Arbeitsalltag übernimmt KI vor allem zeitaufwendige Aufgaben. Sie kann lange Texte zusammenfassen, Gesprächsprotokolle erstellen oder einen ersten Entwurf für ein Schreiben oder eine E-Mail formulieren. Das hilft den Mitarbeitenden, nicht mehr vor einem „leeren Blatt Papier“ zu sitzen. Den fertigen Text prüft und überarbeitet aber immer ein Mensch. Gerade bei Bescheiden oder rechtlich wichtigen Schreiben wird jede Formulierung sorgfältig kontrolliert.
Auch die Bürgerinnen und Bürger nutzen inzwischen immer häufiger KI. Dadurch gehen im Rathaus vermehrt sehr ausführliche E-Mails ein; statt einer kurzen Anfrage manchmal gleich mehrere Seiten mit vielen Detailfragen. Das bedeutet mehr Arbeit für die Verwaltung. Um diese Anfragen schneller bearbeiten zu können, setzt das Rathaus ebenfalls auf KI. Spezielle Programme helfen dabei, passende Gesetze oder Urteile zu finden und rechtliche Fragestellungen vorzubereiten. Die Entscheidung trifft jedoch weiterhin die zuständige Sachbearbeiterin oder der Sachbearbeiter.
Ein weiterer Vorteil: KI kann Texte schnell in andere Sprachen übersetzen. So lassen sich Sprachbarrieren abbauen und Informationen für Menschen verständlicher machen, die noch nicht gut Deutsch sprechen. Außerdem arbeitet die Verwaltung daran, immer mehr Dienstleistungen digital anzubieten, damit Bürgerinnen und Bürger viele Anliegen bequem von zu Hause aus erledigen können – unabhängig von den Öffnungszeiten des Rathauses.
Mit diesen Entwicklungen steht Ascheberg nicht allein. Gemeinsam mit den anderen Kommunen im Kreis Coesfeld werden Erfahrungen ausgetauscht und digitale Lösungen gemeinsam entwickelt. Ziel ist es, den Bürgerinnen und Bürgern überall im Kreis einen modernen und möglichst einheitlichen Service anzubieten.
Fazit: KI nimmt den Menschen die Entscheidungen nicht ab. Sie hilft dabei, wiederkehrende Aufgaben schneller zu erledigen und verschafft den Mitarbeitenden mehr Zeit für das, worauf es wirklich ankommt: die persönliche und sorgfältige Bearbeitung der Anliegen der Bürgerinnen und Bürger. Datenschutz und die Kontrolle durch den Menschen stehen dabei jederzeit an erster Stelle.
Marc Hurek, Leiter des Fachbereichs Digitale Dienste, erläutert im Interview, wie Künstliche Intelligenz die Mitarbeitenden im Rathaus unterstützt und warum der Mensch dabei stets die Verantwortung behält.